Politica tratamiento de datos personales

OBJETO:

IMCEL DE LA COSTA S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013; Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25), implementa la “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” para el tratamiento de datos personales, desarrollada por el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. La presente política, que se encontrará a disposición de los titulares de datos personales en las oficinas y página web de IMCEL DE LA COSTA S.A.S., busca garantizar a todos los Titulares de Datos Personales la protección de los mismos, el derecho de acceso a éstos, así como poner en conocimiento los canales por medio de los cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos relacionados con los Datos Personales que tenga y llegue a tener IMCEL DE LA COSTA S.A.S.

• ALCANCE:

Esta política es aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos en forma presencial, telefónica y/o virtual, verbalmente o por escrito, por IMCEL DE LA COSTA S.A.S. incluyendo a los empleados, funcionarios o contratistas Incluyendo cualquier información que el titular de la información ingrese, por sí mismo, por medios electrónicos o virtuales dispuestos por IMCEL DE LA COSTA S.A.S.

• MARCO LEGAL APLICABLE

Las normas que desarrollan los preceptos aplicables en este documento son:  la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y  886 de 2014, compilado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y del Derecho y demás normas aplicables.

• DEFINICIONES

• • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• PRINCIPIOS  DE LA PROTECCIÓN DE DATOS

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
7. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
8. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
10. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos. 

1. OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para IMCEL DE LA  COSTA S.A.S.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Razón social del responsable: IMCEL DE LA COSTA S.A.S.

NIT. 900444701-5, 

Domicilio principal: ciudad de Cartagena de Indias, Colombia. 

Correo electrónico: imcel.sas@gmail.com

Teléfono: 3005254470

Página Web: www.XXXXXX.com

• TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

IMCEL DE LA COSTA S.A.S recopilan y reciben información personal que sea suministrada voluntariamente por los Titulares. Los Datos Personales serán tratados única y exclusivamente para los fines autorizados por el Titular y para aquellos previstos en la presente Política y por el tiempo que sea necesario para dar cumplimiento a dichos fines. La obtención de los Datos Personales de los Titulares podrá realizarse por cualquier medio previsto para tal fin. 

Para los efectos de la presente Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales, IMCEL DE LA COSTA S.A.S., dará Tratamiento de los Datos Personales de los diferentes Grupos de Interés, para las siguientes finalidades, de acuerdo con las siguientes etapas de Tratamiento: 

Recolección 

IMCEL DE LA COSTA S.A.S., realizará la recolección de Datos Personales de los diferentes Grupos de Interés, requeridos para el relacionamiento con los mismos y para el desarrollo de su objeto social principal y actividades complementarias. Salvo en los casos expresamente exceptuados por las normas que rigen la materia, IMCEL DE LA COSTA S.A.S solicitará Autorización previa, expresa e informada de los Titulares, para el Tratamiento de sus Datos Personales. 

Almacenamiento 

IMCEL DE LA COSTA S.A.S almacenará los Datos Personales en medios físicos y/o magnéticos mientras subsista la finalidad para la cual se recolectaron, adoptando las medidas de seguridad requeridas para la Protección de Datos. 

Actualización 

IMCEL DE LA COSTA S.A.S actualizará la información de los Titulares, cuando medie solicitud de los mismos o cuando se adelanten campañas de actualización de datos, para lo cual deberá comunicar de forma oportuna a sus Encargados, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado. 

Uso 

IMCEL DE LA COSTA S.A.S  y sus Encargados utilizarán los Datos Personales, para las siguientes finalidades:

Para desarrollar todas las actividades propias de su objeto social principal y conexo, incluyendo:

• • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
  • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  • Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
  • Suministrar la información a terceros con los cuales IMCEL DE LA COSTA S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

• Realizar actividades de mercadeo, publicidad, comercialización y promoción de productos y/o servicios

• Fines estadísticos, comerciales y/o de control de riesgos

• Funcionamiento de los sistemas de gestión comercial, documental, financiera y contable, equipos tecnológicos y de cómputo y acceso a la información

Circulación

IMCEL DE LA COSTA S.A.S. sólo circulará los Datos Personales a las personas autorizadas por el Titular, salvo en los casos en los que en virtud de la Ley 1581 de 2012, no se requiera autorización. 

Transmisión

IMCEL DE LA COSTA S.A.S. como responsable del Tratamiento de los Datos Personales, velará porque los Encargados del Tratamiento, cumplan con lo establecido en las normas que rigen la materia.

Supresión

Una vez agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, IMCEL DE LA COSTA S.A.S.  Procederá a suprimir, destruir o devolver la información, según sea el caso, salvo que exista una norma legal que obligue su conservación

• DERECHOS DE LOS TITULARES:

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas: 

• • Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro y para otro. 

• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. 
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. 
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada. 
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. 
6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

• ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: 

Todas las consultas, reclamos, inquietudes y/o solicitudes de los Titulares de los Datos Personales que se encuentren bajo el tratamiento de IMCEL DE LA COSTA S.A.S., serán atendidos a través de los siguientes canales: 

Área Encargada: Coordinación administrativa 

Domicilio: Cartagena de Indias 

Teléfono: +57 3005254470

Correo electrónico: imcel.sas@gmail.com

Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la Autorización del tratamiento, los Titulares deberán dirigir su respectiva solicitud siguiendo el procedimiento establecido por la ley para cada caso.

1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA: 

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, IMCEL DE LA COSTA S.A.S., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: 

• Derecho de acceso o consulta

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a IMCEL DE LA COSTA S.A.S., enviado mediante correo electrónico a imcel.sas@gmail.com

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: 

• Nombre completo y apellidos 
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que
• lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), 
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta 
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

Una vez recibida la solicitud, la empresa resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581. 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

• Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de quejas y reclamos de sus datos mediante un escrito dirigido a IMCEL DE LA COSTA S.A.S., enviado mediante correo electrónico a imcel.sas@gmail.com

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: 

• Nombre completo y apellidos 
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que
• lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), 
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) 
• Firma (si aplica) y número de identificación. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Una vez recibida la solicitud, la empresa resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581. 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• VIGENCIA: 

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del Enero de 2020 y deja sin efectos los reglamentos y manuales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en IMCEL DE LA COSTA S.A.S.  

Las bases de datos con datos personales serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. IMCEL DE LA COSTA S.A.S., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.